Načrtovanje preglednice

Za dobro preglednico sta potrebni dve stvari – dobro načrtovanje in dobri podatki. To morda zveni samoumevno, vendar pogosto ni tako. Prepogosto se lotimo vnašanja podatkov v preglednico, ne da bi preglednico kakor koli načrtovali. Slabo načrtovana preglednica pa običajno otežuje vnos veljavnih podatkov. Brez veljavnih podatkov se iz preglednice ne bo dalo izluščiti koristnih rezultatov.

Dobro načrtovanje še ne pomeni, da bo preglednica dobro oblikovana, čeprav dobro oblikovanje preglednice gotovo doprinese k večji uporabnosti preglednice in boljšemu razumevanju rezultatov. Dobro načrtovana preglednica je tista, ki ima logično organizirane podatke in zagotavlja pravilnost vseh formul in/ali funkcij.

Oglejmo si zelo preprost primer – seznam delnic. Seznam naj prikazuje ime podjetja, število delnic tega podjetja, ceno posamezne delnice ter skupno vrednost. Preglednico bodo sestavljali štirje stolpci, imenovani »Podjetje«, »Število delnic«, »Vrednost delnice« in »Skupna vrednost«. Podatke za vsako podjetje bomo vnesli v posamezne vrstice.

V tej preglednici so vrednosti v stolpcu D (»Skupna vrednost«) izračunane s pomočjo formule pri kateri pomnožimo število delnic z vrednostjo posamezne delnice. Izbrana celica D6 vsebuje formulo =B6*C6. Rezultat, ki je prikazan v celici D6, je produkt vrednosti celic B6 in C6.

Kaj pa, če se vrednost delnice spremeni. Recimo, da se vrednost posamezne delnice podjetja Microsoft, ki smo jo kupili za 151,36 $ spremeni na 152,78 $. Nič lažjega – spremeniti moramo samo vrednost celice C6, vrednost celice D6 pa se bo samodejno preračunala in posodobila. Preizkusi spreminjanje vrednosti celic v interaktivni preglednici!

To je prednost uporabe formul. Ko formulo enkrat vnesemo v ustrezno celico, bo ob vsaki spremembi vrednosti v drugih celicah, samodejno preračunana tudi vrednost, ki bo prikazana v tej celici.