Razvrščanje in filtriranje

Razvrščanje (ang. Sorting) določa vrstni red podatkov, ki so prikazani v preglednici. Tako lahko na primer prikažemo podatke o osebah, razvrščene glede na datum rojstva v obratnem kronološkem vrstnem redu. Podatke lahko v preglednici razvrstimo kadar koli – za različne vrste stolpcev s podatki (besedilo, datum in številka) so na voljo različne možnosti razvrščanja:

• besedilne podatke razvrstimo v naraščajočem ali padajočem abecednem vrstnem redu,
• datumske podatke razvrstimo v naraščajočem ali padajočem kronološkem vrstnem redu,
• številčne podatke glede na velikost razvrstimo naraščajoče ali padajoče.

Ko izberemo možnost razvrščanja, se prikaz podatkov v preglednici dinamično posodobi.

Podatke preglednice lahko tudi filtriramo (ang. filtering). Različni filtri prikažejo določeno podmnožico podatkov preglednice na podlagi določenih omejitev (ali filtrov), ki jih nastavimo. Podatke v preglednici želimo na primer filtrirati tako, da bodo prikazani samo tisti posamezniki, ki so bili rojeni v 1970. letih. V preglednici lahko hkrati nastavimo več filtrov, ki se medsebojno vključujejo. V preglednici so prikazani samo tisti posamezniki (oziroma tisti podatki), ki izpolnjujejo vse kriterije filtriranja. Tako kot pri razvrščanju lahko podatke v preglednici filtriramo kadar koli.

Stolpca »Rojstvo« in »Starost« sta povezana, saj se iz rojstega datuma vedno da izračunati starost posameznika. To storimo tako, da izračunamo razliko med datumom rojstva ter današnjim datumom. V celici E2 bo tako naslednja formula:

=DATEDIF(D2;TODAY();"y")

Uporabili smo funkcijo DATEDIF, ki izračuna razliko med dvema datuma. Funkcija sprejme tri argumente. Prvi argument je začetni datum – v našem primeru je to rojstni datum v celici D2. Drugi argument je današnji datum, ki ga vrne funkcija TODAY(). Tretji argument je enota – v našem primeru y kar pomeni leto (ang. year) saj želimo razliko med datumoma v letih. Nato moramo to formulo samo še kopirati do zadnje vrstice s podatki.

Čeprav sta razvrščanje in filtriranje podatkov preglednice dve popolnoma ločeni dejanji, ju lahko po potrebi združujemo in tako ustvarimo prikaz prilagojenega nabora podatkov, ki nam najbolj ustreza.

Podatke v preglednici lahko na primer razvrstimo na podlagi datumov rojstva vendar v obratnem kronološkem zaporedju in nato filtriramo razvrščene podatke ter tako prikažemo samo tiste posameznike, ki so se rodili v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja.

Vaja